Niels
Leestijd: 5 minuten
Excel is fantastisch. Het is flexibel, bekend en bijna iedereen kan ermee werken. Niet voor niets gebruiken veel leisurebedrijven spreadsheets voor planning, rapportages, capaciteit en administratie.
Maar Excel heeft ook een nadeel. Wanneer een proces steeds groter en complexer wordt, neemt het aantal handmatige handelingen toe.
Hoeveel werk zit er eigenlijk achter een spreadsheet?
Een medewerker opent een reserveringssysteem. Exporteert gegevens. Opent Excel. Kopieert informatie. Maakt een draaitabel. Controleert de cijfers. Stuurt het rapport door.
En begint de volgende week opnieuw.
Het proces werkt. Maar het kost iedere week tijd. En iedere handmatige stap is een moment waarop een fout kan ontstaan.
Niet alles hoeft geautomatiseerd te worden
Automatiseren betekent niet dat mensen overbodig worden. Het betekent vooral dat mensen zich kunnen richten op taken waar menselijke beoordeling of contact belangrijk is.
Een rapportage die iedere maandag opnieuw wordt samengesteld, hoeft bijvoorbeeld niet per se handmatig te worden gemaakt. Wanneer de juiste gegevens beschikbaar zijn, kan het systeem de rapportage automatisch genereren.
Welke processen lenen zich goed voor automatisering?
Denk bijvoorbeeld aan:
- terugkerende rapportages;
- reserveringsbevestigingen;
- herinneringen;
- beschikbaarheidscontroles;
- planning;
- gegevens synchroniseren;
- managementinformatie;
- signaleringen bij afwijkingen;
- het verwerken van standaardaanvragen.
Het zijn vaak juist de kleine taken die gezamenlijk veel tijd kosten.
Eerst inzicht, dan automatiseren
Een goede automatiseringsslag begint niet met technologie. Begin met het proces.
Vraag:
Wat doet een medewerker iedere dag opnieuw?
En daarna:
Welke stap voegt daadwerkelijk waarde toe en welke stap is alleen nodig omdat systemen niet goed samenwerken?
Daar zit vaak de grootste winst.
Automatisering moet onzichtbaar worden
De beste automatisering is vaak de automatisering die niemand merkt.
- Een reservering wordt automatisch verwerkt.
- Een medewerker krijgt automatisch een melding.
- Een rapport staat klaar wanneer het nodig is.
- Een klant krijgt automatisch de juiste communicatie.
Niemand hoeft erbij stil te staan. Dat is precies het doel.
Niet meer technologie toevoegen om de technologie, maar handmatig werk verminderen waar software het beter kan overnemen.