Niels
Leestijd: 5 minuten
Een reservering die niet wordt gebruikt, lijkt misschien een klein probleem.
Maar voor een leisurebedrijf kan een no-show direct omzet kosten. De plek is gereserveerd, personeel is ingepland en capaciteit is beschikbaar gehouden. Wanneer de gast uiteindelijk niet komt opdagen, kan die capaciteit vaak niet meer worden verkocht.
Daarom is het voorkomen van no-shows meer dan alleen een administratieve uitdaging.
Waarom komen gasten niet opdagen?
Niet iedere no-show ontstaat omdat een gast bewust niet komt.
Een reservering kan simpelweg vergeten worden. Een afspraak kan veranderen. Of iemand weet niet meer precies wanneer de reservering gepland staat.
Daarom begint het voorkomen van no-shows bij goede communicatie.
Een automatische bevestiging direct na het boeken en een herinnering vooraf kunnen al een groot verschil maken.
Technologie kan het proces automatiseren
Een reserveringssysteem kan veel van deze communicatie automatisch verzorgen.
Na het maken van een reservering ontvangt de gast bijvoorbeeld een bevestiging met:
- datum en tijd;
- locatie;
- aantal personen;
- gereserveerde activiteit;
- eventuele aanvullende informatie;
- mogelijkheden om de reservering te wijzigen of annuleren.
Vervolgens kan voorafgaand aan het bezoek automatisch een herinnering worden verstuurd.
De medewerker hoeft daar niet iedere keer handmatig iets voor te doen.
Data maakt het nog interessanter
Niet iedere reservering heeft hetzelfde risico op een no-show.
Wanneer historische gegevens beschikbaar zijn, kun je bijvoorbeeld analyseren welke momenten, activiteiten of typen reserveringen vaker worden geannuleerd of niet worden gebruikt.
Daarmee kun je communicatie gerichter inzetten.
Het doel is niet om iedere gast extra berichten te sturen, maar om het proces zo in te richten dat de kans op vergeten afspraken kleiner wordt.
Een vrijgekomen plek kan opnieuw worden benut
Ook wanneer een gast annuleert, kan technologie helpen.
Wanneer een reservering op tijd wordt geannuleerd, komt de capaciteit direct weer beschikbaar.
Die plek kan vervolgens opnieuw worden aangeboden via de website.
Zo ontstaat een belangrijk principe:
Een annulering hoeft niet automatisch een verloren reservering te betekenen.
Hoe sneller beschikbare capaciteit opnieuw zichtbaar wordt, hoe groter de kans dat iemand anders de plek benut.
Minder handmatig werk, meer grip
Voor medewerkers betekent automatisering bovendien minder controlewerk.
Geen lijstjes met reserveringen die handmatig moeten worden nagebeld. Geen losse spreadsheets met wijzigingen. En minder kans dat een vrijgekomen plek over het hoofd wordt gezien.
Een goed reserveringsproces zorgt ervoor dat communicatie, beschikbaarheid en administratie zoveel mogelijk met elkaar samenwerken.
No-shows zullen nooit volledig verdwijnen.
Maar met slimme software kun je er wel voor zorgen dat vergeten reserveringen minder vaak voorkomen en vrijgekomen capaciteit sneller opnieuw wordt benut.